「どこに問い合わせればいいですか？」という質問に対して
小さな店舗の運営、フリーランス、または立ち上げたばかりのチームでマーケティングを担当している場合など、誰もが直面するおなじみの瞬間があります。それは、顧客から「どこに問い合わせればいいですか？」と聞かれたときです。
メールアドレスだけを案内した場合、顧客はメールアプリを開き、件名と本文を自分で作成しなければなりません。電話は営業時間外には繋がりにくく、通話内容も別途記録する必要があります。SNSのダイレクトメッセージは手軽ですが、問い合わせが複数のトークルームに分散すると、対応状況や返信の有無を一目で把握するのが難しくなります。
そこで、問い合わせフォームを作成しようと検索してみると、Webサイトの存在を前提とした手順をよく目にします。ドメインとホスティングを用意し、Webサイトを構築した上で、フォームとメール送信機能を連携させるという方法です。手軽な問い合わせ窓口を求めている人にとっては、初めからハードルが高い作業と言えるでしょう。
しかし、Webサイトがなくても顧客からの問い合わせを受け付けることは可能です。顧客がアクセスできるフォームページと、そのページに繋がるリンクさえあれば十分です。
問い合わせフォームに必ずしもWebサイトは必要ありません
問い合わせフォームの核心は、次の3点です。
- 顧客がアクセスできるURL（アドレス）
- 必要な情報を入力できるフォーム項目
- 送信された内容を確認・管理する受信・保存機能
Webサイトはこれらの要素を提供する手段の1つに過ぎず、唯一の方法ではありません。フォームページを独立したリンクとして提供すれば、専用のWebサイトがなくても問い合わせ窓口を運営できます。
Vivoldiのフォームリンクは、リンクを作成する際に、遷移先を外部のWebページではなくVivoldi内で生成したフォームページに設定する仕組みです。顧客は `vvd.bz/contact` のような短いURLをタップするだけでオンライン問い合わせフォームにアクセスし、必要な内容を入力して送信できます。
サーバーや専用ドメインを準備したり、HTMLを記述したりする必要はありません。Webサイトがある場合はメニューやボタンにフォームリンクを配置し、Webサイトがない場合はリンク自体を問い合わせ窓口として活用すればよいのです。
フォームページには、プロフィール画像、ページタイトル、案内文、メイン画像などを配置できます。問い合わせの目的と運営主体を明確に提示することで、顧客も「どのような内容をなぜ入力すべきなのか」を容易に理解できます。
Webサイトなしで問い合わせを受け付けるメリット
リンクベースの問い合わせ窓口が役立つシーンを、3つのケースに分けてご紹介します。
実店舗を運営する小規模事業者
カフェ、美容室、工房、スクール、スタジオなど、オフラインの接点が重要なビジネスでは、地図アプリやSNSを中心に顧客と接するケースが多く見られます。専用のWebサイトがなくても、予約の問い合わせや団体注文、受講申し込みなどのリクエストは絶えず寄せられます。
このような問い合わせが電話やInstagramのDM、LINEなどに分散すると、見落としが発生しやすく、必要な情報を後から確認する手間も増えます。問い合わせフォームのリンクをQRコードにしてレジやテーブルに設置しておけば、顧客は現場ですぐにリクエストを送信できます。来店日、人数、希望するサービスなど必要な項目をあらかじめ用意しておけば、追加の確認作業も大幅に減らせます。同じ仕組みで、満足度調査やアンケートを実施することも可能です。
イベントやキャンペーンを担当するマーケター
イベントの応募、セミナーの事前登録、ニュースレターの購読、体験モニターの募集など、期間限定のキャンペーンのたびに専用ページを開発するのは非効率です。スケジュールがタイトで、開発リソースの確保が難しい状況ならなおさらです。
フォームリンクなら、必要な項目を設定してすぐに公開できます。Instagramのプロフィール、YouTubeの概要欄、LINE公式アカウントのメッセージ、オフラインのポスターなど、さまざまなチャネルに同じページを紐付けることができ、キャンペーン終了に合わせてリンクの有効期限を設定することも可能です。
問い合わせを体系的に管理したい担当者
製品に関する質問、見積もり依頼、提携の提案などが、代表メールや個人のメール、メッセンジャーに分散して届くと、全体の状況を把握するのが困難になります。
受付窓口をフォームリンクに統一すれば、すべてのリクエストを同じ項目構成で受け取ることができ、送信された内容もダッシュボードで一元管理できます。対応ステータスを分類しておけば、未回答の問い合わせを簡単に見つけられます。問い合わせの性質が大きく異なる場合は、「見積もり依頼用」「技術サポート用」「提携提案用」のように、目的別にフォームを分ける方法もおすすめです。
問い合わせフォームの作成方法はとてもシンプルです
Vivoldiのダッシュボードでリンク作成を開き、フォームタブを選択するだけです。コーディングは一切不要で、画面に表示される設定項目を順番に入力していくだけでフォームページを構築できます。
ステップ1 — リンクURLとページの紹介文を作成する
まず、使用するドメインを選択し、必要に応じてリンクIDを直接指定します。店舗名やキャンペーン名を活用すれば、`vvd.bz/sunnycafe` のように目的がわかりやすいURLを作成できます。
続いて、ページ上部に表示するプロフィール画像、ページタイトル、紹介・案内文、メイン画像を入力します。タイトルには「お客様のお問い合わせ・ご予約受付」のようにページの目的を明確に記載し、案内文には収集する情報の用途や回答の目安時間など、顧客が送信前に知っておくべき内容を記載することをおすすめします。
リンクタイトルと共有時の説明文も具体的に入力します。この情報は、対応するメッセンジャーやSNSでリンクを共有した際にプレビューとして表示されることがあるため、リンクの目的を短く明確に伝える必要があります。
ステップ2 — 問い合わせを受信するメールアドレスを指定する
問い合わせ受信設定で、通知を受け取るメールアドレスを入力します。顧客がフォームを送信すると、入力された内容が指定したアドレスに転送されます。複数の担当者で確認したい場合は、カンマ区切りで複数のメールアドレスを登録できます。
Vivoldiアプリをインストールして通知を許可すれば、フォームが送信された際にプッシュ通知を受け取ることも可能です。メールとアプリの通知を併用することで、外出中やすぐに受信トレイを確認できない状況でも、受付の事実をいち早く把握できます。
送信後の遷移先URLを指定すれば、顧客をサンクスページやデジタルクーポンのページ、SNSアカウントなど、任意の次の画面へ誘導できます。遷移先のページを設定する場合は、送信後のメッセージと次のアクションの目的が自然に繋がっているかを確認してください。
ステップ3 — 入力項目を構成する
項目追加ボタンを使って、必要な入力項目を構成します。テキスト、メールアドレス、電話番号などの基本情報から、ラジオボタン（単一選択）、チェックボックス（複数選択）、長文の記述式まで、目的に合わせて組み合わせることができます。項目の順序はドラッグして変更でき、必須入力かどうかも設定できます。
各項目には、項目名、プレースホルダー（入力案内）、ヘルプテキストを分けて記載することをおすすめします。たとえば項目名が「電話番号」なら、入力案内に `010-1234-5678` と入れ、ヘルプテキストに「回答を受け取る携帯電話番号を入力してください」と記載します。入力例と用途を合わせて提示することで、顧客は求められるフォーマットを簡単に理解できます。
付加情報エリアでは、管理者用のメモを残したり、リンクグループとして分類してデザインテンプレートを適用したりできます。複数のフォームを運用する場合は、目的やキャンペーンごとにグループを分けておくと管理がスムーズです。
ステップ4 — 完成した問い合わせページを確認する
設定を終えて確認ボタンを押すと、フォームリンクが作成されます。実際にリンクにアクセスし、顧客に表示される画面を確認してください。特にスマートフォンでタイトルや案内文が適切に表示されるか、入力項目が多すぎないか、必須項目と送信ボタンが正常に機能するかをテストすることをおすすめします。
修正が必要な場合は、ダッシュボードから再度フォーム設定を編集できます。リンクURLを維持したまま内容を更新できるため、すでに共有しているリンクやQRコードを引き続き活用できます。
送信率を考慮したフォーム設計の原則
フォームを作成することと同じくらい重要なのは、顧客が内容を理解し、負担なく送信できるように構成することです。以下の原則を基準に項目をチェックしてみてください。
本当に必要な情報だけを取得します。 連絡や対応に不可欠な項目のみを必須とし、参考程度の情報は任意項目にしておくのがベストです。
簡単な質問から配置します。 名前や連絡先などすぐに答えられる項目を前に置き、詳細な説明が必要な記述式の質問は後ろに配置すると、入力の流れがスムーズになります。
選択肢にできる質問は選択式にします。 「どのサービスに関心がありますか？」のように回答の範囲が決まっている質問は、ラジオボタンやチェックボックスを活用すると顧客の入力負担が減り、回答の分類も簡単になります。
入力案内とヘルプテキストを具体的に記載します。 顧客がどのような形式や詳細度で答えればよいかわかるように、短い例を提示します。
情報を要求する理由を説明します。 連絡先やメールアドレスなどの個人情報に該当する項目は利用目的を明記し、必要に応じて個人情報の収集・利用に関する同意や保管基準も用意してください。
QRコードを使えばオフラインでも問い合わせを受け付けられます
リンクベースの問い合わせフォームは、オフラインでの接点でも非常に有効です。短縮リンクを印刷物に直接記載したり、QRコードにしておけば、顧客はスマートフォンですぐにアクセスできます。
Vivoldiでは、作成したフォームリンクのQRコードをダウンロードできます。以下のような場所で活用してみてください。
- 店舗のテーブルポップ、レジ横の案内板、テイクアウト用のステッカー
- 名刺の裏面、パンフレット、チラシ
- イベント会場のバナー、ブース案内板、座席配布資料
- 製品パッケージ、取扱説明書、配送用のサンクスカード
顧客は専用アプリのインストールや会員登録をすることなく、QRコードをスキャンするだけでフォームページにアクセスできます。
オンラインでも同じ仕組みで活用できます。Instagramのプロフィール、YouTubeの概要欄、メッセージアプリ、ブログ記事の末尾、メールの署名など、リンクを配置できる場所ならどこからでも問い合わせ窓口に繋げられます。
👉 QRコードの作成方法
👉 デジタルクーポン作成の実践ガイド
送信された問い合わせはダッシュボードで管理します
メール通知は新しい問い合わせを素早く確認するのに便利ですが、時間が経つと他のメールに埋もれてしまうことがあります。Vivoldiは送信されたフォームデータをダッシュボードにも保存するため、受付内容を後から確認し、一元管理できます。
リンク一覧から該当するフォームリンクを選択し、フォーム送信データを開くと、以下の機能を利用できます。
- 項目別検索 — 名前、メールアドレス、連絡先だけでなく、独自に作成した質問項目を基準にして必要な回答を検索できます。
- 対応ステータスの確認 — 処理状況を分類し、まだ回答していない問い合わせを簡単に確認できます。
- 期間検索 — 送信日を基準に検索範囲を設定し、特定の期間に受け付けた履歴を確認できます。
フォームリンクには、通常の短縮リンクと同様にクリック統計が蓄積されます。クリック数、訪問者数、流入元（トラフィックソース）、デバイス、クリックログなどをフォーム送信データと合わせて分析することで、訪問後にどの程度が実際の送信に繋がったかを評価するのに役立ちます。
たとえば、アクセス数は多いのに送信数が少ない場合、フォームの項目が多すぎるか、案内が不十分である可能性があります。モバイルからのアクセス割合が高い場合は、スマートフォンで入力しづらい項目がないかを確認すべきです。チャネルごとの成果を比較するには、チャネルごとにリンクを分けるか、追跡可能な流入パラメーターを設計することをおすすめします。
このように、受付データとリンク分析データを合わせて確認することで、単に「何件送信されたか」だけでなく、アクセスから送信に至るまでの改善点を発見できます。
無料で始められ、目的に合わせて設定できます
フォームリンクは無料の料金プランでも利用を始められます。まずは簡単な問い合わせフォームを作成して実際の運用フローを確認し、その後、必要なリンク数や統計データの保存期間、追加機能に応じて料金プランを選択することをおすすめします。プランごとの提供範囲や制限については、適用時点でのVivoldiの料金案内をご確認ください。
運用の目的に応じて、次のようなリンクオプションも活用できます。
- 有効期限 — イベントの終了日に合わせて、リンクへのアクセス期間を設定します。
- パスワード保護 — パスワードを知っている対象者だけがフォームページにアクセスできるように制限します。
- 最大クリック数の制限 — 設定したクリック数に達した後、リンクへのアクセスを自動的に制限します。フォームの送信人数ではなくリンクのクリック数を基準に動作するため、先着順の申し込みなどで使用する際は、実際の受付件数と分けて確認する必要があります。
- クリックアラート — 指定したクリック数に到達すると、メールやアプリのプッシュ通知を受け取ります。
なお、クリックアラートとフォーム送信通知は異なる機能です。フォーム送信通知は新しい回答が送信されたことを知らせるものであり、クリックアラートはリンクのアクセス数が設定値に達したことを知らせるものです。通知の基準や利用できる範囲は、現在の設定画面および料金プランを確認して適用してください。
期間が決まっているキャンペーンなら、あらかじめ終了日を設定しておくことで、過去のイベントのフォームが開きっぱなしになるのを防ぐことができます。
顧客情報を取得する以上、管理基準も必要です
問い合わせフォームでは、名前、メールアドレス、連絡先などの個人情報を取得することがあります。フォームを簡単に作成できることと、収集した情報を適切に管理する責任は別の問題です。
取得する項目は問い合わせ対応に必要な範囲に留め、案内文に収集目的と利用方法を明確に記載してください。収集する情報と運用方針に応じて、個人情報の収集・利用に関する同意、保管期間、破棄の手続きなど、必要な告知や同意プロセスも用意しなければなりません。
複数の担当者で送信データを確認する場合は、個人のメールアドレスではなく、アクセス権限を管理できるチームアカウントの利用を検討してください。保管目的を終えたデータは定めた基準に従って整理し、アクセスを制限すべきフォームにはパスワード設定を活用しましょう。
よくある質問
Q. 本当にWebサイトがなくても大丈夫ですか？
はい。Vivoldiではフォームページと短縮リンクを同時に作成できるため、専用のWebサイトやサーバーがなくても、リンクを共有するだけで問い合わせを受け付けることができます。
Q. 問い合わせフォームの作成にコーディングの知識は必要ですか？
必要ありません。ダッシュボードから項目を追加し、タイトルや案内文を入力するだけで作成できます。
Q. 作成にどのくらい時間がかかりますか？
名前、連絡先、問い合わせ内容などのシンプルな項目のフォームなら、かなり短時間で作成できます。ただし、公開する前に、個人情報の取り扱いに関する案内、受信メール設定、送信後の遷移画面などを確認しておくことをおすすめします。
Q. 顧客が送信したことはどうやってわかりますか？
指定したメールアドレスに送信内容が届きます。複数のメールアドレスを登録してチームで確認することもでき、Vivoldiアプリと通知設定を利用すればプッシュ通知を受け取ることも可能です。
Q. 送信された問い合わせ内容はどこに保存されますか？
Vivoldiダッシュボードのフォーム送信データ画面に保存されます。独自に作成した質問項目を基準に検索したり、対応ステータスや送信期間で絞り込んで確認できます。
Q. 顧客が問い合わせるために会員登録は必要ですか？
いいえ。顧客はフォームリンクにアクセスし、フォームに入力して送信するだけです。
Q. アンケートや申込書としても利用できますか？
はい。ラジオボタン、チェックボックス、記述式の入力などを組み合わせることで、満足度アンケート、イベント応募、事前申込書、予約受付などとして利用できます。
Q. オフライン店舗でも活用できますか？
はい。フォームリンクのQRコードをダウンロードし、テーブル、レジ周辺、ポスター、名刺などに記載しておけば、顧客がスマートフォンでスキャンしてアクセスできます。
Q. 作成後でも項目を変更できますか？
はい。フォーム設定を編集してもリンクURLは維持されるため、すでに配布済みのリンクやQRコードを引き続き利用できます。
Q. 無料で利用できますか？
無料の料金プランで始めることができます。ただし、リンクの作成数、クリック数、統計データの保存期間、追加機能などはプランによって異なる場合があるため、最新の料金案内をご確認ください。
今すぐ問い合わせ窓口を作成してみましょう
顧客からの問い合わせを受け付けるために、立派なWebサイトが完成するのを待つ必要はありません。必要な項目を設定したフォームを作成し、短縮リンクやQRコードで共有すれば、すぐに問い合わせ窓口を開設できます。
まずは名前、連絡先、問い合わせ内容など、必要最低限の項目だけを入れてシンプルに始めてみましょう。実際に寄せられる問い合わせを見ながら、案内文や項目の順番を調整していけば十分です。
